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Règlements administratifs

(Approbation de la version courante : Assemblée générale annuelle, octobre 2014)

Les présents statuts doivent être conformes aux statuts de la ICM et, en cas de divergence, les statuts de l’ICM l’emportent sur les statuts du MetSoc. Le règlement est révisé chaque année à la fin de l’année par le président sortant du MetSoc. Le règlement comprend une annexe détaillant les modifications apportées.

Article I – Nom

  1. La Société est désignée comme la Société de la métallurgie et des matériaux de l’Institut canadien des mines, de la métallurgie et du pétrole.

Article II – Objectifs

  1. La mission de la Société est l’avancement de la science et de la technologie de la métallurgie et des matériaux ainsi que des professions qui y sont associées par:

    a. en fournissant un moyen de communication et de coopération entre ceux qui s’intéressent à toute phase de la métallurgie et de la science des matériaux, y compris l’extraction des minéraux et des métaux de leurs minerais et leur traitement, raffinage, formation et fabrication ultérieurs en substances, matériaux et articles pour le commerce, ainsi que l’acquisition et l’enseignement des connaissances dans ce domaine, et l’application de la science, de l’ingénierie, de l’économie et de la technologie à cet égard ;

    b. diffuser des connaissances et des informations par le biais de réunions, de publications, de discussions et d’autres moyens de communication ;

    c. promouvoir des normes professionnelles élevées parmi ses membres;

    d. encourager l’intérêt et le progrès de l’éducation en métallurgie et en science des matériaux.

Article III – Relation avec l’ICM

  1. La Société est régie par ses statuts et ceux de l’Institut canadien des mines, de la métallurgie et du pétrole, conformément aux lois du Canada.
  2. La Société est représentée au Conseil de l’Institut par une personne nommée par le Conseil exécutif de MetSoc.
  3. Le siège social de la Société est celui de l’Institut.

Article IV – Adhésion

  1. Les membres de la Société doivent être des personnes qui, par l’intention ou la pratique, adhérent aux objectifs de la Société et remplissent les exigences des différents niveaux d’adhésion de l’Institut tels que spécifiés par les Statuts de celui-ci.

Article V – Cotisation et finances

  1. Les cotisations régulières de la Société sont les mêmes que celles de l’Institut et font partie de la trésorerie de l’Institut.
  2. Tous les fonds provenant d’autres sources, ainsi que les fonds fournis par le Conseil de l’Institut, font partie de la trésorerie de la Société.
  3. Le conseil d’administration peut recommander des cotisations spéciales ou des évaluations des cotisations de l’Institut et les autoriser uniquement par un vote majoritaire des membres lors de l’assemblée générale annuelle de la Société, sous réserve de l’approbation du conseil de l’Institut.
  4. Les dépenses des fonds reçus par la Société sont autorisées par le Comité exécutif de la Société sur la base du budget annuel approuvé par le Conseil d’administration.
  5. Le Trésorier de la Société doit présenter un rapport financier annuel aux membres en présentant les entrées et sorties des fonds provenant de toutes sources.

Article VI – Réunions

  1. La Société se réunit chaque année pour examiner toutes les questions ordinaires concernant la Société qui peuvent lui être soumises, y compris l’élection des dirigeants de la Société, et toutes les questions spéciales, y compris les propositions d’amendement des statuts de la Société. L’assemblée générale annuelle se tient normalement pendant la Conférence des métallurgistes. L’avis de la date, de l’heure et du lieu de l’assemblée générale annuelle et de toute question spéciale, y compris les propositions d’amendement des statuts, à traiter lors de cette assemblée, doit être publié dans les journaux de l’Institut et/ou par communication électronique au moins trente jours avant la date de l’assemblée. Trente membres constituent le quorum.
  2. Le conseil d’administration de la Société se réunit au moins deux fois par an. Des réunions supplémentaires peuvent être convoquées par le président de la Société. Neuf directeurs constituent le quorum.
  3. Le comité exécutif de la Société se réunit au moins quatre fois par an. Des réunions supplémentaires peuvent être convoquées par le président de la Société. Quatre membres du bureau constituent le quorum.

Article VII – Directeurs

  1. Les membres du bureau de la Société sont le président, le premier vice-président, le deuxième vice-président, le troisième vice-président, le président sortant, le secrétaire et le trésorier. Ces responsables constituent le comité exécutif de la Société. Le président préside le comité exécutif. Le président préside le comité exécutif.
  2. Le conseil d’administration de la Société est composé du président, du premier vice-président, du deuxième vice-président, du troisième vice-président, du président sortant, du secrétaire, du trésorier, des présidents des sections techniques et des présidents des commissions permanentes. Le président sortant préside le conseil d’administration. De temps à autre, lorsqu’un délai supplémentaire est nécessaire pour planifier une conférence spéciale des métallurgistes, un quatrième vice-président peut être nommé en tant que membre du conseil d’administration.
  3. Les fonctions des dirigeants et des administrateurs de la Société sont celles qui se rapportent habituellement à leur poste, telles qu’elles sont définies dans le manuel de fonctionnement de la Société.
  4. Les mandats des responsables et des directeurs sont les suivants :

    a. Le président, le premier vice-président, le deuxième vice-président, le troisième vice-président et le quatrième vice-président ont chacun un mandat d’un an. Le premier vice-président succède alors au président, le deuxième vice-président au premier vice-président, le troisième vice-président au deuxième vice-président et le quatrième vice-président (s’il est nommé) au troisième vice-président.

    b. Le président sortant a un mandat d’un an;

    c. Les présidents des sections techniques ont un mandat de trois ans;

    d. Les présidents des Comités permanents remplissent chacun un mandat de trois ans;

  5. Tous les membres du bureau et les directeurs doivent être membres de la Société.

    a. Le troisième vice-président et le quatrième vice-président (si nécessaire) sont élus lors d’une assemblée générale annuelle;

    b.Le secrétaire élu et le trésorier élu sont nommés par le conseil d’administration lors d’une réunion au printemps ou au moins trois mois avant l’assemblée générale annuelle, après laquelle ils entrent en fonction;

    c. Les présidents élus des sections techniques sont nommés par leurs sections respectives avant l’assemblée générale annuelle au cours de laquelle ils entrent en fonction;

    d.Les présidents élus des comités permanentes sont nommés par le conseil d’administration lors d’une réunion au printemps ou au moins trois mois avant l’assemblée générale annuelle à l’issue de laquelle ils entrent en fonction.

Article VIII – Sections techniques et comités

  1. La Société est composée de sections techniques constitutives, chacune représentant les principaux domaines de la métallurgie et de la science des matériaux. Les sections techniques sont désignées par le conseil d’administration et ratifiées par les membres. Les sections techniques sont régies par les règlements formulés par le conseil d’administration.
  2. Les comités permanents sont celles qui sont nécessaires à la réalisation des objectifs de la Société et sont désignées par le conseil d’administration.
  3. Des comités spéciaux peuvent être désignés par le conseil d’administration s’il le juge nécessaire ou souhaitable. Ces Comités doivent être relevés de leurs fonctions après leur mandat.

Article IX – Administration

  1. L’autorité de base de la Société sont les membres.
  2. Le Conseil d’administration est l’organe directeur de la Société.
  3. Le comité exécutif gère les affaires de la Société.
  4. Le conseil d’administration prépare un manuel des opérations couvrant le fonctionnement de la Société, établissant les règlements des sections et définissant les fonctions des dirigeants, des administrateurs et des comités.

Article X – Nominations et élections

  1. Une commission des nominations composée de six membres nommés par le président sortant est approuvée par le bureau exécutif au moins neuf mois avant l’assemblée générale annuelle. La commission des nominations comprend le président sortant, qui préside la commission, et deux administrateurs (cadres ou membres non exécutifs du conseil d’administration). Les trois autres membres sont issus de l’ensemble des membres.
  2. La commission des nominations sélectionne:

    a. le candidat au poste de troisième vice-président, qui, une fois élu, exercera automatiquement un mandat de cinq ans au sein du conseil d’administration, successivement en tant que troisième vice-président, deuxième vice-président, premier vice-président, président et président sortant (le candidat est normalement choisi parmi les membres actuels ou précédents du conseil d’administration, mais il peut être choisi parmi les membres de la Société) ; et, le cas échéant, un candidat au poste de quatrième vice-président, qui siègera automatiquement au conseil d’administration pour un mandat de six ans, successivement en tant que quatrième vice-président, troisième vice-président, deuxième vice-président, premier vice-président, président et président sortant.

    b. tous les trois ans, ou à l’expiration du mandat des titulaires, les candidats aux postes de présidents des comités permanents.

    c. tous les trois ans, ou à l’expiration du mandat des titulaires, les candidats aux postes de présidents des comités permanents.

  3. Dix membres de la Société peuvent soumettre des candidatures supplémentaires à la commission des candidatures pour un ou plusieurs des postes spécifiés à l’article X, section 2, à condition que ces candidats satisfassent aux exigences de l’article VII, section 5. Ces nominations doivent être soumises au comité des nominations par l’intermédiaire du secrétaire de la Société au plus tard six mois avant l’assemblée générale annuelle, avec les noms et les biographies de tous les candidats. Dans ce cas, un vote formel par voie électronique a lieu avant l’assemblée générale annuelle, à condition que les candidats ne soient pas également sélectionnés par la commission des nominations.
  4. Les candidats proposés par la commission des nominations sont présentés pour installation lors de l’assemblée générale annuelle. Si des nominations supplémentaires ont été reçues conformément à l’article X, section 3, un vote électronique sera envoyé aux membres avant l’assemblée générale annuelle et sera supervisé par le directeur général de la Société.
  5. Les postes vacants dans n’importe quelle fonction ou au sein du Conseil d’administration, à l’exception des présidents de section, sont comblées par un vote du conseil d’administration pour la durée non écoulée du mandat, sauf dans le cas de la présidence de la Société, auquel cas le premier vice-président doit assumer le rôle de président pour ce qui reste du mandat.

Article XI – Amendements

  1. Les amendements au présent règlement peuvent être proposés par une pétition écrite adressée au conseil d’administration et signée par au moins vingt-cinq membres de la Société, ou par un vote à la majorité du conseil d’administration. Les amendements proposés par voie de pétition sont dûment examinés lors de la réunion suivante du conseil d’administration et, si le conseil d’administration le juge opportun, sont soumis aux membres.
  2. Les propositions d’amendement sont publiées dans les journaux de la Société au moins deux mois avant la réunion annuelle et sont soumises au vote des membres lors de la réunion annuelle. L’adoption résulte d’un vote majoritaire en faveur des amendements proposés.
  3. Le manuel des opérations de la Société ne fait pas partie des statuts et le conseil d’administration peut modifier le manuel sans l’approbation formelle des membres.

Annexe – Règlement des sections

A. Mandat

  1. Fournir des commentaires à la Société de la métallurgie et des matériaux (MetSoc) provenant des membres intéressés par une discipline ou un sujet pertinents.
  2. Offrir un forum aux personnes touchées par un sujet pertinent au Canada par l’entremise de réunions, de publications et de cours spéciaux pour l’avancement des sciences et du génie ainsi que de
    la profession.
  3. Fournir des commentaires et des conseils aux Comités de la Société de la métallurgie et des matériaux.
  4. Promouvoir l’interaction des membres d’une Section de la Société de la métallurgie et des matériaux avec d’autres sociétés techniques faisant partie ou non de l’Institut canadien des mines, de la métallurgie et du pétrole (ICM), tant à l’échelle nationale qu’internationale.
  5. Coordonner le programme des séances lors de la Conférence annuelle des métallurgistes et de l’Assemblée générale annuelle de l’ICM si nécessaire.

B. Organisation générale

  1. La Section est une section constituante de la Société de la métallurgie et des matériaux de l’Institut canadien des mines, de la métallurgie et du pétrole (ICM), et, en tant que telle, fonctionne au sein de la Société et se conforme aux Règlements administratifs de ladite Société et de l’Institut.
  2. Le président de Section est un membre du Conseil d’administration de la Société de la métallurgie et des matériaux.
  3. Au moment de chaque réunion du Conseil d’administration, chaque Section doit présenter un rapport d’activité à jour dans lequel se trouvent ses objectifs, ses activités, la composition de son Comité et son rapport financier.

C. Administration

  1. Les affaires de la Section doivent être administrées par un Comité de Section composé au maximum de quatre membres (en fonction de la taille et du nombre de membres de chaque Section particulière). Le Comité de Section doit comprendre un président, un secrétaire et le président sortant (s’il y a lieu) ainsi qu’un trésorier (si nécessaire) disposant d’un mandat de trois ans.
  2. Le mandat de tout membre du Comité de Section peut être renouvelé sur approbation de la majorité (50 % + 1) des membres de la Section.
  3. Tous les membres du Comité de Section doivent être membres de l’Institut canadien des mines, de la métallurgie et du pétrole (ICM). La majorité des membres du Comité de Section (50 % + 1) représente le quorum.
  4. Le Comité de Section doit être aussi largement représentatif que possible de l’industrie, du gouvernement et des universités partout au Canada et également aussi équilibré que possible.
  5. Les membres d’une Section doivent éviter d’être membres de multiples Sections.
  6. La Section utilisera les services du trésorier de la Société de la métallurgie et des matériaux, à moins que la Section n’ait reçu l’approbation du Comité exécutif de la Société d’utiliser son propre trésorier.
  7. Les Sections demeurent « autonomes » (sous la supervision de la Société de la métallurgie et des matériaux) en ce qui a trait à leurs dépenses (p. ex. initiatives de formation, déplacement des étudiants et des conférenciers, inscriptions gratuites, publicité additionnelle, développement du site Web de la Section, etc.); les fonds sont conservés dans des comptes dont l’accès est limité à la Société.
  8. Tous les budgets annuels doivent être présentés au trésorier de la Société de la métallurgie et des matériaux pour approbation par le Comité exécutif de la Société au moment de la réunion d’hiver du Comité d’administration.
  9. Des dispositions seront prises quant aux fonds excédentaires de la Section maintenus par la trésorerie de la Société de la métallurgie et des matériaux. Ils seront crédités au compte de la Section.
  10. Les produits de placement seront maintenus dans le fonds affecté de la Section.
  11. Les Sections doivent généralement tenir au moins deux réunions au cours de l’année dont une devrait avoir lieu à la Conférence des métallurgistes (COM), à la Conférence canadienne en science des matériaux (CMSC) ou dans le cadre d’une autre conférence ponctuelle organisée par la Section.
  12. La direction de la Société de la métallurgie et des matériaux entretient une base de données de « meilleures pratiques » en matière de gouvernance et d’administration des Sections qui est accessible aux Sections, qui peut changer de temps à autre et qui peut devenir un Addenda à la section « Annexe – Réglementation des Sections » des Règlements administratifs de la Société.
  13. Une Section qui ne contribue pas à la Conférence des métallurgistes (en organisant un symposium) pendant trois années consécutives et (ou) qui est absente du Conseil d’administration pendant deux années consécutives (c.-à-d. six réunions du Conseil d’administration) sera dissoute.
  14. Un groupe comptant au minimum cinq membres peut demander l’approbation du Conseil d’administration pour la création d’une nouvelle Section. Le Comité exécutif de la Société de la métallurgie et des matériaux demandera initialement à ce groupe de collaborer étroitement avec une autre Section établie pendant une période de trois ans pour organiser des symposiums sur le domaine d’intérêt de la Section proposée. Si les activités du groupe se révèlent durables (sur le plan des finances, de l’intérêt des membres et de la participation) selon le Conseil d’administration de la Société, le groupe obtiendra le statut de Section. Si le groupe résulte de l’amalgamation ou de la consolidation de Sections existantes, cette période de trois ans ne s’applique pas.

D. Élection des membres du comité de section

  1. Quatre-vingt-dix (90) jours avant l’Assemblée générale annuelle de la Section, le président, le président sortant et le président sortant précédent de la Section formeront un Comité de nomination sous la présidence du président sortant de la section.
  2. En cas de conflit perçu au sein du Comité de nomination, on peut également demander à un autre Président sortant d’y participer.
  3. Le Comité de nomination (pas moins de trois membres) doit sélectionner, selon les besoins, le Président, le Secrétaire et les autres membres du Comité de Section (s’il y a lieu) pour un mandat de trois ans.


(Approbation de la version courante : Assemblée générale annuelle, août 2019)